Tietosuojaseloste
Feliciana Oy
(Y-tunnus: 3285615-3)
Leväläntie 70,
41840 Moksi
(Jäljempänä "Feliciana" tai "me")
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Feliciana käsittelee asiakkaidensa edustajien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja asiakkaille suunnattujen palveluiden tuottamisen sekä asiakkuuden tai muun vastaavan suhteen hoitamisen ja ylläpidon ja muiden vastaavien, tässä tietosuojaselosteessa täsmennettyjen tehtävien tarkoituksiin. Asiakkaita voivat olla esimerkiksi julkisoikeudelliset yhteisöt, kuten hyvinvointialueet. Feliciana toimii rekisterinpitäjänä näille henkilötiedoille.
Rekisterinpitäjänä Feliciana on vastuussa henkilötiedoistasi sekä niiden käsittelystä. Tietosuojassa on kyse luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on Felicianalle ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi Feliciana kerää rekisterinpitäjänä toimiessaan henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsee niitä tarjotakseen sinulle ensiluokkaisia palveluita.
Tässä selosteessa kuvattu koskee ainoastaan Felicianan taikka Feliciana puolesta toimivien tahojen tietojen käsittelyn tapoja. Pyydämme kuitenkin huomioimaan, että sähköiset palvelumme voivat sisältää linkkejä kolmansien osapuolten sivustoihin tai yhteisöpalveluihin, mutta emme voi kontrolloida tällaisten kolmansien osapuolten toimia, emmekä vastaa näiden kolmansien tarjoamien palveluiden yksityisyydensuojakäytännöistä tai näiden palveluiden sisällöistä. Suosittelemme tutustumaan näiden kolmansien osapuolten palveluiden yksityisyydensuojaa ja tietosuojaa koskeviin ehtoihin.
1. Yhteystiedot henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa
Veera Rontti
c/o Feliciana Oy
Puhelin: 0503058066
Sähköposti: privacy@tukiviittoen.fi
2. Henkilötietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet ja tarkoitukset
Felicianan asiakkaiden edustajien ja yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittely perustuu yhteen tai useampaan seuraavista oikeudellisista perusteista:
Olet antanut suostumuksesi tietojen käsittelyyn soveltuvan lainsäädännön mukaisesti;
Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä Feliciana velvoittavan lainsäädännön velvoitteen toteuttamiseksi;
Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä Felicianan ja sinun tai edustamasi organisaation välisen sopimuksen solmimiseksi tai täytäntöönpanemiseksi, tai asiakassuhteen tai muun sitä vastaavan suhteen tarkoituksia varten, jolloin henkilötietojen käsittelyn peruste on Felicianan tai kolmannen (kuten nykyisten tai tulevien liiketoimintakumppaneiden, toimittajien tai asiakkaiden) oikeutettu etu edellyttäen, ettei rekisteröidyn perusoikeudet ja -vapaudet syrjäytä tätä oikeutettua etua. Oikeutettu etu voi olla ennen kaikkea:
(i) Tilaturvallisuuden tai tietoturvallisuuden varmistaminen; Felicianan omaisuuden suojaaminen; mahdollisten väärinkäytösten estäminen ja selvittäminen;
(ii) Asiakassuhteen tai siihen verrattavan suhteen hoitaminen ja kehittäminen;
(iii) Suoramarkkinointi;
(iv) Muut oikeutetut liiketoimintatarkoitukset, kuten Felicianan palveluiden kehittäminen.
Henkilötietoja käsitellään ennen kaikkea seuraaviin tarkoituksiin:
(i) Rekisteröidyn tai tämän edustaman organisaation palveluiden toimittaminen, sekä tähän liittyvien velvoitteiden toteuttaminen;
(ii) Laskutus ja laskutuksen oikeellisuuden seuraaminen;
(iii) Asiakkuuden tai muun vastaavan suhteen hoitaminen, hallinta ja kehittäminen, kuten asiakaspalvelun sekä asiakasviestinnän toteuttaminen;
(iv) Palvelu- ja tuotetarjonnan sekä asiakaspalvelun kehittäminen esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyiden avulla.
(v) Analysointi ja tilastointi liiketoiminnan tarkoituksiin;
(vi) Markkinointi ja mainonta, mukaan lukien kohdennettu markkinointi ja suoramarkkinointi mutta vain lainsäädännön sallimissa rajoissa tai suostumuksellasi;
(vii) Lakisääteisten maksujen hoitaminen;
(viii) Väärinkäytösten estäminen ja tutkiminen, joka voidaan toteuttaa esimerkiksi kameravalvonnan tai muun teknisen valvonnan avulla.
Henkilötietojen toimittaminen tässä tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla perustuu osittain rekisteröidyn ja Felicianan taikka rekisteröidyn edustaman organisaation ja rekisterinpitäjän välillä solmittuun sopimukseen. Solmiessaan sopimuksia itsensä tai edustamansa organisaation puolesta, sekä sopimussuhteen jatkuessa ja palveluiden toimittamisen yhteydessä, rekisteröity on velvollinen antamaan Felicianan tiettyjä henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa eriteltyihin käsittelyn tarkoituksiin. Henkilötietojen toimittamatta jättäminen voi estää Felicianaa hoitamasta sopimusvelvoitteitaan tai muita velvoitteita tai sitoumuksiaan, mikä voi johtaa siihen, ettei rekisteröity tai tämän edustama organisaatio voi solmia sopimusta tai tehdä tilausta, taikka ettei jo tilattua palvelua voida toimittaa. Edellä mainittu ei kuitenkaan koske tapauksia, joissa tietojen toimittaminen tai tietojen tietynlainen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen.
3. Felicianan käsittelemät henkilötiedot
Feliciana voi käsitellä seuraavia, asiakassuhteen hoitamisen ja muiden ilmoitettujen käyttötarkoitusten vuoksi välttämättömiä henkilötietoja:
Perustiedot, kuten
Nimi;
Yhteystiedot (kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite);
Rekisteröidyn työnantajaa ja/tai rekisteröidyn asemaa organisaatiossa koskevat tiedot, kuten titteli, työtehtävät tai toimenkuva.
Asiakassuhdetta tai muuta vastaavaa suhdetta koskevat tiedot, kuten
Laskutusta ja sopimussuhdetta koskevat tiedot;
Rekisteröidyn ja Felicianan välistä yhteydenpitoa koskevat tiedot, kuten sähköpostiviestit ja yhteydenottoja koskevat tiedot, kuten tiedot soitetuista ja vastaanotetuista puheluista sekä näiden ajoista sekä kohteita koskevat tiedot, jotka saattavat sisältää henkilötietoja);
Asiakaspalalutteet ja asiakaspalautteiden yksityiskohtia koskevat tiedot
Suoramarkkinointikieltoja koskevat tiedot.
Lisäksi edellä mainittujen tietojen muutostiedot.
4. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään tai tämän edustamalta organisaatiolta, esimerkiksi sopimuksen solmimisen, tilausten tekemisen tai laskutuksen yhteydessä. Asiakassuhteen jatkuessa ja tilattujen palveluiden toimittamisen yhteydessä rekisteröityä koskevia tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään myös muilla tavoin, esimerkiksi erinäisissä asiakaspalvelutilanteissa puhelimen tai sähköpostin välityksellä.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän muista rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.
5. Henkilötietojen siirrot ja luovutukset
Feliciana voi siirtää tai luovuttaa rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille tässä dokumentissa kuvattujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi alla täsmennetyllä tavalla.
Feliciana voi siirtää henkilötietoja henkilötietojen käsittelijöille sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, joita Feliciana on näille osoittanut. Henkilötietojen käsittelijöiden tehtävät liittyvät esimerkiksi tietojärjestelmien ja ohjelmistojen tarjoamiseen ja ylläpitämiseen sekä muiden tietojenkäsittelypalveluiden tarjoamiseen. Siirtäessään henkilötietoja Feliciana on mm. sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja vain sovittujen palveluiden tuottamiseen, mutta ei muihin tarkoituksiin.
Lisäksi voimme luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä tavalla, kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.
Mikäli Feliciana myy liiketoimintansa tai sen osan tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa, voi rekisterinpitäjä luovuttaa henkilötietoja ostajille ja näiden neuvonantajille kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen.
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
6. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietojen säilytysaika riippuu tiedosta ja sen käyttötarkoituksesta. Feliciana säilyttää henkilötietoja vähintään niin pitkään, kuin niitä tarvitaan ilmoitettujen käyttötarkoitusten toteuttamisessa, kuten sopimukseen perustuvien rekisterinpitäjien velvoitteiden täyttämisessä tai asiakaspalvelun tuottamisessa. Henkilötietojen säilytysaika määritellään seuraavien perusteiden mukaisesti:
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin Felicianan oikeutetun edun voidaan perustellusti katsoa olevan voimassa. Oikeutetun edun voimassaolo määritellään esimerkiksi rekisteröidyn ja Felicianan välisen yhteydenpidon perusteella. Tyypillisesti henkilötietojen säilytysaika on sidottu rekisteröidyn tai tämän edustaman organisaation ja Felicianan välisen sopimuksen voimassaoloaikaan.
Henkilötietoihin saattaa kohdistua myös lakisääteisiä säilytysaikoja. Esimerkiksi kirjanpitolainsäädäntö edellyttää kirjanpitoaineistoon sisältyvien tietojen säilytystä jopa kuuden vuoden ajan.
Mikäli rekisteröity on peruuttanut mahdollisen suostumuksensa tai vastustanut henkilötietojensa käsittelyä tiettyihin tarkoituksiin, kuten suoramarkkinoinnin tarkoituksiin, rekisteröidyn tiedot poistetaan, ellei tietojen käsittelylle ole muuta oikeudellista perustetta, tai niiden käsittely tiettyihin tarkoituksiin lopetetaan.
Kun henkilötietoja ei enää tarvita, tiedot tuhotaan tietoturvallisesti tai anonymisoidaan peruuttamattomasti.
7. Rekisteröidyn oikeudet
EU:n tietosuoja-asetus takaa rekisteröidylle useita oikeuksia, joita käyttämällä voit itse useissa tilanteissa määrätä henkilötietojesi käsittelystä. Voit käyttää seuraavia oikeuksiasi suhteessa Felicianaan niiltä osin, kuin Feliciana toimii rekisterinpitäjänä tiedoillesi.
Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus saada Felicianalta vahvistus siitä, käsitteleekö Feliciana häntä koskevia tietoja, sekä oikeus tarkastaa Felicianan hänestä käsittelemät tiedot. Feliciana voi pyytää rekisteröityä täsmentämään tarkastusoikeutta koskevaa pyyntöään mm. tietojen toimittamista koskevien yksityiskohtien osalta.
Oikeus oikaista tiedot: Rekisteröidyllä on oikeus oikaista Felicianan hänestä käsittelemät, virheelliset tiedot, tai täydentää Felicianan hänestä käsittelemiä puutteellisia tietoja.
Oikeus tulla unohdetuksi: Mikäli henkilötietojen käsittelylle ei ole enää laillista perustetta, tai henkilötietojen säilyttämiseen liittyvä, Felicianaa velvoittava lainsäännös tai sopimusvelvoite on päättynyt, rekisteröidyllä on oikeus vaatia Feliciana poistamaan häntä koskevat henkilötiedot, ja Felicianalla on velvollisuus poistaa tällaiset tiedot.
Käsittelyn rajoittaminen: Tietyissä lakisääteisissä tapauksissa Felicianalla on velvollisuus rajoittaa rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä.
Oikeus siirtää tiedot: Rekisteröidyllä voi lakisääteisten edellytysten vallitessa olla oikeus saada Felicianalta Felicianan hänestä käsittelemät tiedot yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle Felicianan estämättä.
Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä: Rekisteröidyllä voi lisäksi olla oikeus tietyissä tilanteissa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Vastustusoikeus soveltuu tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittely perustuu Felicianan oikeutettuun etuun, ja Felicianalla on velvollisuus noudattaa rekisteröidyn vaatimusta, ellei käsillä ole voi huomattavan tärkeää ja perusteltua syytä, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Suoramarkkinointi ja oikeus kieltää henkilötietojen käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin: Rekisteröidyllä on oikeus kieltää henkilötietojensa käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin.
Voit tarkastaa ja oikaista tietojasi tai toimittaa tietojen poistamista tai siirtämistä taikka käsittelyn rajoittamista tai suoramarkkinoinnin kieltämistä koskevan pyynnön Felicianalle kohdassa 1 mainittuja yhteystietoja käyttäen.
Feliciana ryhtyy toimenpiteisiin rekisteröidyn pyynnön perusteella viivyttelemättä, ja toimittaa rekisteröidylle tiedot oikeuksien käyttöä koskevista toimenpiteistä pääsääntöisesti kuukauden kuluessa rekisteröidyn pyynnön vastaanottamisesta.
Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Felicianan henkilötietojen käsittelystä. Valitus tehdään toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle tämän antamien ohjeiden mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun verkkosivut löytyvät osoitteesta https://www.tietosuoja.fi.
8. Lopuksi
Feliciana pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu, Feliciana ei välttämättä ilmoita muutoksista rekisteröidyille henkilökohtaisesti, mistä syystä Feliciana kehottaa rekisteröityjä ajoittain tarkastamaan tämän selosteen mahdollisten muutosten varalta.